受付事務

仕事の概要

北海道函館市で、商業施設とテナントオフィスから成る複合ビルで令和3年5月から受付事務の仕事に就いています。仕事の概要は、ビルの来訪者に対する案内業務です。来訪者数のカウント業務や日報作成等も行います。

日々の仕事

出勤はシフト制で、朝8時半出勤もしくは10時出勤です。8時半出勤の早番が受付周りの鍵開けを担当し、10時勤務の遅番が最後の鍵閉めを担当します。勤務時間は、早番が8時半から17時半まで、遅番が10時から19時までの勤務です。年間に何度か開催されるイベント時などを除けば、残業はほぼありません。定時で規則正しく帰れるところは、この仕事の大きな魅力だと思います。ビルの1階にある受付カウンターに座って、来訪者の案内業務を行ったり、電話での問い合わせに対応したりします。来訪者の数をカウントするのも、大事な業務の一部です。業務中は、受付カウンターから移動することがほとんどなく、座ったままの姿勢で勤務するので、腰痛に悩まされているスタッフもいます。

必要な資格など

受付事務の仕事は、特にこれといった資格がなくてもできる仕事です。一緒に働いてるスタッフには、接客経験者が多い印象です。日々人と接する機会が多いお仕事ですので、ある程度の経験はあった方が良いと思います。受付事務の仕事をする上で役立つ資格としては、秘書検定や英語検定が挙げられます。近年は海外からのお客さまが増えていますので、簡単な英会話ができると有利です。会社で開かれた英会話講習会に参加したこともありましたので、今後は英会話力を強化しなければならないと感じています。

身につく技能（ポータブルスキル、特にＩＴ技能）

不特定多数の来訪者やテナントとやり取りをするため、優れたコミュニケーション能力や接遇マナーを磨ける仕事です。初対面の人に対する苦手意識があると、仕事の初期段階で躓いてしまう可能性があるので、オープンマインドで明るく接することができる姿勢を身につけることが大切だと思います。一般的なデスクワークと比べると、パソコン操作はさほど多くはありませんが、問い合わせ内容に対して情報を検索したり、日報を作成したりするにあたって、最低限のPCスキルは必要です。

入社前に（準備しておけば良かったこと）

実際に働いてみて、来訪者の対応に困っている時に受付事務の先輩に助けられたことがあり、もう少し接遇マナーについて学んでおけばよかったと感じました。入社前にもっと接遇マナーの本を読んだり、積極的に研修を受けたりするべきだったと思います。